I costi dell’archiviazione cartacea
Il costo dell’archiviazione cartacea dei documenti amministrativi e contabili come fatture, libri e registri è determinato in parte dai costi di stampa, carta, stoccaggio in archivio e in parte alle risorse che interagiscono con l’archivio, dove è necessario conteggiare il tempo impiegato per l’archiviazione la ricerca e la gestione degli archivi.
La gestione documentale con l’archiviazione digitale interviene su tutte queste voci di costo, e contribuisce ad una riorganizzazione delle mansioni del personale prima impiegato in attività di archivio improduttive.
Qui di seguito riportiamo un esempio di calcolo dei costi per un normale archivio cartaceo:
- Costo struttura per l’archiviazione della carta: scaffali, faldoni, fascicoli, ecc.: 0,03€/foglio
- Costo annuo dello spazio: 100€/mq
Se ipotizziamo che in un metro lineare ci siano 5 scaffali e che ognuno di questi contenga 10 faldoni mediamente riempiti con 300 fogli l’uno, ogni metro quadro contiene 15.000 fogli, quindi 0,007€/foglio
- Tempo archiviazione: Per archiviare un foglio manualmente mediamente si impiegano 2 minuti (protocollo, individuazione cartella, foratura ecc…). Se ipotizziamo che lo stipendio medio mensile sia di 1.200€ (che all’azienda costa circa il doppio quindi 2.400€), si ha che annualmente, su una base di 13 mensilità, la persona costa circa 31.000€.
Considerando i giorni lavorativi di 8 ore dal lunedì al venerdì, il costo giornaliero aziendale è di circa 130€, cioè circa 0,27€/minuto. Quindi l’archiviazione di un documento costa 0,54€
- Costo e tempo di ricerca: Ipotizziamo che il tempo reale di ricerca sia dato dalla somma dei seguenti tempi: Tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento, Tempo di ricerca tra i faldoni e i fascicoli, Fotocopia del documento (0,013€/foglio), Reinserimento del documento al suo posto originario. Se ipotizziamo che questo tempo è di 4 minuti il costo per la ricerca è di 4 x 0,27€/minuto = 1,08€/documento.
Sommando tutti i costi otteniamo il costo totale per foglio archiviato:
| Costo struttura: | 0,03€/foglio |
| Costo annuo dello spazio: | 0,007€/foglio |
| Tempo archiviazione: | 0,54€ |
| Costo fotocopia: | 0,013€/foglio |
| Costo di archiviazione per foglio: | 0,59€/foglio |
Dobbiamo però tenere presente che molti documenti sono formati a 2 o più pagine quindi applichiamo un coefficiente di 1.4, risulta che il costo di archiviazione per un archivio di 5.000 documenti è: 0,59 x 1.4 x 5.000 = 4.830€
Se ipotizziamo una percentuale annua di movimentazione solo del 15%, il costo di ricerca è: 5.000 x .15 x 1.08 = 810€