Archiviazione documentale
Ogni azienda e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve e invia nel tempo, volumi crescenti di documenti.
Le attività legate ad un continuo ricevere, comunicare, scambiare, distribuire documenti sia cartacei che in formato elettronico, troppo spesso non vengono gestite in maniera organizzata, razionale e accessibile, rendendone difficile la fruizione con impatto negativo sul tempo e sul costo del lavoro.
Per risolvere questa problematica Galassia NG è dotato di un modulo specifico per l’archiviazione documentale, l’Electronic Document Management System (EDMS), è stato pensato per gestire, organizzare, condividere ed archiviare in modo elettronico tutti i documenti cartacei o file digitali (oltre ai documenti anche immagini e file multimediali) per poterli aprire e fruire in modo dinamico e veloce.
L’archiviazione dei documenti sfrutta un apposito server documentale installabile anche in cloud, possiamo quindi dire addio vecchio file system, dove per reperire un documento serviva “arrampicarsi” su alberi di cartelle di rete e reperire un documento per natura o contenuto poteva trasformarsi in una autentica “caccia al tesoro”.
Caratteristiche
- Ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente
- Eliminare faldoni e archivi polverosi, recuperando spazio
- Ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni
- Raccogliere e classificare in maniera semplice e flessibile i documenti
- Recuperare velocemente i documenti con pochi passaggi e in pochi secondi
- Rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati)
- Garantire una totale tracciabilità (storico degli accessi)
- Gestione dei workflow (cicli di vita) dei documenti
- Acquisire in modalità massiva i documenti
- Gestione delle versioni (copie) di un documento
- Gestione dei dossier
- Possibilità di trasformare i documenti in un PDF sempre recuperabile e consultabile
- Server documentale installabile anche in cloud
Inoltre un avanzato sistema di profilazione rende riservate le informazioni, l’utente infatti ha la possibilità di accedere solo ed esclusivamente ai documenti legati al suo profilo, parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema.
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